Book Keeping Link è il sistema informatico implementato per la gestione della cassa della biglietteria di Trenord.
Ha permesso un salto di qualità nella gestione delle operazioni giornaliere degli 88 sportelli presenti nelle 63 stazioni della rete.
In passato il processo avveniva tramite la compilazione mensile di modulistica cartacea che riepilogava le numerose operazioni di cassa.
Questi moduli venivano raccolti e gestiti centralmente con conseguenti errori contabili di difficile interpretazione e intervento.
BKL ha risolto questi problemi, facilitando lo sportellista nell’operatività e nella registrazione quotidiana delle attività di cassa.
Il sistema contempla l’intero processo di rendicontazione di cassa della biglietteria, dall’apertura del turno di lavoro fino al conferimento del dato contabile ai sistemi SAP/R3, passando per l’acquisizione automatica del venduto dai sistemi di vendita, le movimentazioni di cassa, i prelievi, la quadratura e la chiusura della cassa.
BKL è un applicativo centralizzato web based, tuttavia, per facilitare l’operatività quotidiana BKL è stato integrato agli attuali sistemi di vendita presenti nelle biglietterie.
Ogni sportello può connettersi a BKL direttamente dal dispositivo utilizzato per l’emissione dei titoli di viaggio, acquisendo automaticamente i dati identificativi della emettitrice per l’apertura del turno di lavoro in BKL.
Essendo un sistema web based, permette da remoto, l’acquisizione del controllo del singolo sportello, da parte del Responsabile Biglietteria e dei Responsabili di Area, dando la possibilità di subentrare alle attività dello sportellista per interventi di supporto e correzione delle registrazioni.
BKL è integrato con gli altri sistemi presenti in Trenord ed in particolare con l’emettitrice di titoli di viaggio dello sportello, con il sistema per la gestione del venduto elettronico effettuato dal personale viaggiante e con il sistema contabile di SAP/R3.
- Turno
La Gestione del turno di lavoro, consiste nella definizione di uno spazio temporale, delimitato dalla data di apertura e chiusura del turno, al suo interno vengono effettuate le operazioni contabili. - Casellario
Insieme di funzioni utilizzate per gestire il magazzino dei titoli di viaggio cartacei.
Comprende il caricamento del casellario di impianto, la distribuzione dei titoli agli sportelli e i resi all’impianto. - Cassa
Cassa: Insieme dei movimenti contabili della cassa, gestiti da BKL. Alcune delle più utilizzate sono i rimborsi al cliente, i pagamenti elettronici, i resti non corrisposti, ecc… - Vendite
Voce contabile rilevante, consiste nell’acquisizione automatica o manuale dei titoli di viaggio emessi dalla biglietteria o dal personale viaggiante. - Buste e Plichi Versamenti
Funzioni utilizzate principalmente dallo sportellista e dal capo biglietteria (impianto biglietteria).
Workflow composto dalla creazione busta, inserimento nel plico e consegna alla vigilanza. - Quadratura/Chiusura della Cassa
Funzione fondamentale che, considerando i saldi debitori iniziali, gli importi a credito e debito, il saldo debitore finale e il denaro confluito nel versamento di cassa permette di rilevare eventuali disallineamenti impedendo la chiusura del turno con errori di quadratura. - Monitoraggio
Reportistica ad uso dei Capi Area, permettendo la verifica della Biglietteria/Sportello, analizzando le registrazioni di dettaglio o aggregate per giorno, mese o singolo turno di lavoro. - Sostituzione Sportellista
Questa funzione permette, agli utenti con profilo di Capo Area, di assumere il controllo di un turno precedentemente aperto da un operatore di sportello.
Il Capo Area può quindi verificare eventuali anomalie del turno utilizzando l’identità dello sportellista sostituito.
Il sistema memorizza le date di inizio e fine sostituzione e l’identità dell’utente Capo Area che l’ha effettuata.
Nel periodo di sostituzione, lo sportellista viene estromesso dal sistema e non può accedere al suo turno.
Utilizzatori del Sistema:
- 320 Sportellisti
- 388 Personale Viaggiante
- 4 VEA (Capo Area
Tecnologia Utilizzata. Lo stack tecnologico per lo storage e lo sviluppo è interamente Microsoft.
Database: SQL Server 2008 R2
Architettura: Multilayer
Framework di sviluppo: .NET 4.0
Accesso ai dati: Entity Framework 4.0
Linguaggio: C#
Interfaccia utente: ASP.NET Web Form, JQuery
Team: 4/7 persone
Elapsed Time: 10 mesi
Effort: 900 gg/uomo
